Hai varcato la porta di casa ultimamente e ti sei guardato intorno
Quindi come lo sistemiamo?
La reazione tipica nella maggior parte degli studi è pensare che i pazienti debbano solo assumersi maggiori responsabilità per comprendere la loro copertura assicurativa.
Ma immagina il periodo di iscrizione aperta all’assicurazione in un posto di lavoro tipico. I dipendenti possono scegliere tra due o tre opzioni assicurative. I rappresentanti delle compagnie di assicurazioni fanno presentazioni ai dipendenti e sono disponibili per domande riguardanti servizi e copertura. Il reparto risorse umane dell’azienda fornisce un documento di panoramica che evidenzia la quota del dipendente dei costi del premio, franchigie e vantaggi.
Qual è l’obiettivo per il dipendente? L’importo che esce dal loro stipendio ogni settimana o ogni due settimane è probabilmente la cosa più importante che hanno in mente.
L’iscrizione aperta per i pazienti idonei a Medicare è un processo ancora più difficile perché non esiste un responsabile delle risorse umane che aiuti a riassumere o chiarire le opzioni del piano. Il sito Web che consente agli iscritti di confrontare fino a tre piani alla volta può creare confusione, soprattutto perché i pazienti si concentrano sui costi per farmaci, ricoveri e cure specialistiche.
Ma anche assumendo che un attento discernimento "acquirente" prende una decisione informata durante il periodo di iscrizione aperta, non è realistico pensare che ogni individuo possa ricordare i dettagli dei servizi coperti nel momento in cui si presentano nella pratica mesi dopo.
Quindi, finiamo con una situazione come quella descritta all’inizio. Tali situazioni portano a pazienti insoddisfatti, personale insoddisfatto e la possibilità di appuntamenti annullati – ammesso che siano fatti – o problemi a essere pagati per i tuoi servizi.
Per evitare aggravamenti e assicurarti di riscuotere i pagamenti per i servizi resi, devi trasformare il processo del ciclo delle entrate in una funzione che svolga la funzione di difensore del paziente. Trasforma il tuo "ufficio di fatturazione" in un "centro di difesa dei pazienti." Assumi la responsabilità del processo istruendo i pazienti sulla loro assicurazione e lascia che prendano una decisione informata prima di fissare l’appuntamento.
Inizia a educare i pazienti istruendo il tuo personale. Iscrivi il tuo personale di check-out e il personale del back office e del referral desk in ogni programma gratuito che i rappresentanti assicurativi tengono nella tua comunità. E invitali ad accedere a tutti i webinar gratuiti. Dovrebbero imparare tutto ciò che possono sui dettagli della copertura offerta dagli assicuratori con cui è iscritta la maggior parte dei tuoi pazienti.
L’agenda di ogni riunione mensile del personale dovrebbe includere aggiornamenti sulla copertura assicurativa per il personale clinico che non riceve la formazione del pagatore diretto. Includere esempi di problemi dei pazienti emersi il mese precedente: educare, non umiliare!
Durante la verifica della copertura assicurativa online, il personale dovrebbe anche esaminare i servizi coperti e includerli nel messaggio di promemoria automatico dell’appuntamento ai pazienti. Assicurati di dare ai pazienti la possibilità di annullare l’appuntamento in modo da evitare un intervallo di mancata presentazione nella tua giornata. E programma quei promemoria in modo che escano due giorni prima per dare al tuo staff il tempo di programmare un altro paziente in quella fascia oraria annullata!
Insegna a tutti i membri del tuo staff a pensare a ogni paziente come se fosse la madre o il padre. Contrassegnare il tipo di assicurazione del paziente sulla parte anteriore del grafico o con un "mettere in guardia" nell’EMR in modo che il personale di supporto clinico ne prenda immediatamente atto.
Dai al tuo staff clinico un laminato "cheat sheet" che consente loro di conoscere le polizze dei tuoi 10 principali pagatori, tra cui quale copre le cure preventive e quale no, in modo che l’assistente medico di dimissione possa ricordare gentilmente al paziente quanto sia importante la sua prossima visita annuale anche se l’assicuratore ha vinto non coprire il servizio. Non ci slim4vit criticas vuole molto perché questo diventi una seconda natura quando ti concentri sui contribuenti che coprono la maggior parte dei nostri pazienti.
Questo processo potrebbe sembrare un grande sforzo, ma cosa può essere più importante che mantenere i tuoi pazienti felici e ottenere i soldi alla porta? Niente più pazienti scontenti, niente più interruzioni impreviste quando un paziente rifiuta il servizio e niente più fatture non pagate!
Come fai a sapere come stai quando ti viene posta questa domanda?
Dai una rapida reazione istintiva basata su ieri, quando il tempo ha creato delle lacune nel tuo programma ogni ora? Oppure monitori i tuoi indicatori chiave di prestazione (KPI) ogni mese e rispondi in base ai numeri?
Il "affari di medicina" può sembrare opprimente nel complesso ambiente di più pagatori, tecnologia in rapida evoluzione, riforma sanitaria, reporting di qualità e gestione del personale, il tutto oltre a prendersi cura dei pazienti. È essenziale delegare le attività di gestione aziendale e sviluppare le competenze del personale nella maggior parte di queste aree.
Ma con la delega arriva la responsabilità di monitorare i risultati. Gli indicatori KPI possono essere utilizzati per tenere traccia di tali risultati.
Il primo passo per ottenere un controllo su questa domanda "come vanno gli affari?" è identificare le misure che forniranno input per la risposta.
Quasi tutte le pratiche possono trarre vantaggio dal monitoraggio dei seguenti KPI:
Percentuale di conti attivi da oltre 120 giorni o Indica la quantità di crediti in sospeso che non vengono riscossi e rischiano di non essere mai riscossi o Un buon risultato è inferiore al 10% Numero di giorni di commissioni lorde per servizi nei conti attivi o Indica la tempestività del pagamento; quanto velocemente il tuo denaro viene raccolto nel suo insieme o Cerca meno di 30 giorni Percentuale di riscossione delle commissioni rettificate o Questo è l’importo che stai riscuotendo dopo le indennità contrattuali. o Generalmente questa misura si avvicina al 100%; una misura inferiore al 100% dovrebbe rappresentare la cancellazione di crediti inesigibili. Personale per medico FTE o Un benchmark dei livelli di personale confrontato con pratiche simili (specialità, dimensioni, mix di pagatori) mostra l’efficienza operativa. o Varia in base alla specialità e alla proprietà (ospedale / IDS di proprietà o non ospedale / IDS di proprietà). Tempo per il terzo prossimo appuntamento disponibile per un esame annuale o L’utilizzo del prossimo disponibile o anche del secondo successivo disponibile darà una falsa lettura della facilità di accesso allo studio perché troppo spesso un paziente o due saranno appena chiamati a annullare un appuntamento. Se guardi costantemente al terzo appuntamento, hai una vera lettura sull’accesso o Varia per specialità e dimensione del locale (metropolitano / non metropolitano); in generale, per gli studi di assistenza primaria il tempo è di due giorni e per gli studi di assistenza specialistica il tempo è di due settimane o meno. Entrate mediche totali per medico FTE o Incassi lordi; il denaro che ha colpito la banca o Varia in base alle dimensioni specialistiche e metropolitane / non metropolitane Entrate mediche totali dopo i costi operativi e dei fornitori non medici per medico FTE o La linea di fondo; i soldi rimasti dopo aver pagato tutti i costi operativi o Varia in base alla specialità e alle dimensioni metropolitane / non metropolitane
A seconda di come i tuoi KPI si confrontano con gli standard esterni, potrebbe esserci un altro sottoinsieme di KPI da monitorare.
Ad esempio, se i giorni lordi per le spese di servizio nei conti attivi sono troppo lunghi, potrebbe essere utile approfondire la percentuale di reclami fatturati elettronicamente, la percentuale di reclami negati al primo invio e la percentuale di copayments raccolti al momento del servizio.
Ciò che apprendi dall’estrazione di tali dati può portarti a indagare sull’efficacia della tecnologia utilizzata nella tua pratica; stai ottenendo tutte le funzionalità che puoi per aumentare l’efficienza nelle operazioni amministrative?
Un altro esempio è il benchmark delle entrate mediche totali. Se stai andando al di sotto dei benchmark, esamina i rapporti di mancata presentazione degli appuntamenti dei pazienti, le dimensioni del pannello del paziente, i volumi degli incontri, le RVU di lavoro, le procedure e i giorni disponibili in ufficio.
Questi numeri potrebbero indicare modelli inefficaci di pianificazione dei pazienti, opportunità di sfruttare i tempi di inattività nelle risorse della struttura o scarso accesso telefonico per i pazienti. Oppure la variazione può essere dovuta alle differenze nelle settimane lavorative del medico (quattro giorni, quattro giorni e mezzo o cinque giorni alla settimana per gli appuntamenti disponibili).
Quando è stata l’ultima volta che hai esaminato la tua pratica come esamini i tuoi pazienti? Un esame approfondito e completo degli indicatori chiave di prestazione apporterà benefici alla tua pratica con un piano d’azione per una migliore salute aziendale.
Pianifica oggi stesso la tua revisione aziendale e impara davvero quanto sono buoni gli affari!
Il marketing è qualcosa a cui pensi solo in una giornata lenta? Dovrebbe essere un’attività consapevole ogni giorno!
Ma non pensare al marketing solo come pubblicità; è più ampio di quello e non deve comportare alcun esborso finanziario aggiuntivo.
Il marketing riguarda la comunicazione con il tuo "clienti" – pazienti, pratiche di riferimento, pagatori e altro. E ogni forma di comunicazione in cui voi e il vostro staff vi impegnate durante il giorno – dalla risposta al telefono, all’interazione sul vostro sito web, a ogni interazione di persona – è un’attività di marketing.
Ma, a volte, il messaggio consegnato non aiuta affatto.
Ad esempio, quando i pazienti entrano nel tuo studio, qual è la prima cosa che vedono? È un muro di vetro smerigliato che li separa dal tuo personale? O è un viso sorridente e amichevole che guarda negli occhi e pronto ad accoglierli e ad avviare efficacemente la loro visita?
Quando i potenziali pazienti visualizzano il tuo sito Web, il tuo messaggio è immediatamente evidente? Riescono a vedere cosa rende la tua pratica diversa da tutte le altre? Il tuo sito Web rende facile diventare un paziente?
Un servizio eccellente differenzierebbe la tua pratica dalle altre.
Allora perché non concentrarsi su quella posizione di accoglienza come il "regista delle prime impressioni" e dare il via alla visita del paziente con un caloroso saluto, aiuto con le forme e la certezza che lo studio è pronto e ansioso di aiutarlo!
In troppe pratiche, all’addetto alla reception viene chiesto di fare molto lavoro extra. All’inizio deve essere fatto "quando non sei occupato" ma prima che tu te ne accorga, le priorità della receptionist sono state riallineate e l’accoglienza dei pazienti è passata a una priorità secondaria! Troppo spesso trattata come un’interruzione.
E per quanto riguarda le impressioni visive?
Com’è la tua reception / sala d’attesa? Hai varcato la porta di casa ultimamente e ti sei guardato intorno?
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